《Excel word ppt office使用技巧大全(DOC格式)》第332章

打开“设置自选图形格式”对话框。在这个对话框中，你可以改变目前所使用的格式，例如调整　
文字水平或垂直的位置、改变字体和字形、增加文字色彩等。
2。3。20 让文本框与工作表网格线合二为一 在“绘图”工具栏中单击“文本框”按钮，然后按住“Alt”　
键插入一文本框，就能保证文本框的边界与工作表网格线重合。
1035
…………………………………………………………Page　1036……………………………………………………………
2。3。21 快速创建默认图表 我们知道，创建图表一般使用“　图表向导”分　4　个步骤来完成，在每　
个步骤中你可以根据需要调整各个选项的设置。其实，如果你想使用默认的图表类型、图表选　
项和格式而不加修改直接生成图表的话，有快速的方法：打开包含用来制作图表数据的工作表，　
选取用来制作图表的数据区域，然后按　F11　键即可快速创建图表，图表存放在新工作表图表　
中，它是一个二维柱形图。
2。3。22 快速创建内嵌式图表 在工作表中选取用来制作图表的数据区域，然后单击“默认图表”　
按钮即可，不过，一般缺省时，“默认图表”工具按钮不会显示在工具栏上，你可以通过下面的　
方法把“默认图表”按钮显示出来：单击“工具→　自定义→命令”，在“类别”列表中选择“制作图表”，　
并在“命令”列表中找到“默认图表”，用鼠标将它拖到屏幕上工具栏中适当的位置即可。
2。3。23 改变默认图表类型 Excel　的默认图表类型是二维柱形图连同一个浅灰色区域、一个在　
右边的图例以及水平网格线。如果你不喜欢这种默认图表类型，可以通过以下方法来改变它：　
单击“　图表→　图表类型”命令，选择一个你想作为默认值的图表类型（它可以是标准类型或自定义　
类型中的一种），然后单击“设置为默认图表”按钮，确认即可。如果你需要创建很多个同一类型　
的图表，你就可以通过这种改变默认图表类型的方法来提高你的效率。
2。3。24 快速转换内嵌式图表与新工作表图表 你可以轻易转换内嵌式图表与新工作表图表，方　
法是：选择你已创建的图表，可以看到　Excel　的“数据”菜单变为“　图表”菜单，单击“　图表→位置”　
命令，出现“　图表位置”对话框，你可以在“作为新工作表插入”和“作为其中的对象插入”两者之间　
作出选择（图　5　），同时选择一个工作表。这样，Excel　将删除原来的图表，以你选择的方式　
移动图表到指定的工作表中。
2。3。25 利用图表工具栏快速设置图表 通常，我们使用“　图表”菜单中的命令来对图表进行适当　
的设置。其实，我们可以用鼠标右键单击工具栏中的任意位置，在出现的快捷菜单中选择“　图　
表”　。这样就激活了图表工具栏，我们看到其中包含了“　图表对象”、“　图表区格式”、“　图表类型”、　
“　图例”、“数据表”、“按行”、“按列”、“顺时针斜排’’和“逆时针斜排”等按钮（图　6　），当然你还可　
以通过自定义的方法将“默认图表”等其他一些制作图表的工具按钮拖到图表工具栏中。使用图　
表工具栏比使用“　图表”菜单更方便，而且速度更快。
2。3。26 快速选取图表元素 图表创建好以后，我们还需要对某些图表元素进行编辑和格式化。　
图表区包括整个图表和它的全部元素，当你选取图表区后，你就可以看到8　个黑色小方块。　
要想调整单个的图表对象，首先必须选取该对象，然后更改其属性。通过把鼠标指向某一特定　
图表对象来选取该对象，可能会很困难，特别是在一个带有许多元素很拥挤的小图表中。在这　
种情况下，我们一般可以使用位于“　图表”工具栏上左侧的“　图表对象”下拉列表，从该下拉列表　
中选取的任何项目，也就等于在当前图表中选取了那个项目。 其实，还有一种选取图表元素　
方法，即在选取图表的任何一部分以后，你可以通过使用箭头键快速、连续地移向同一图表中　
的其它部分。使用向上或向下的箭头键可以选取主要的图表元素；使用向左或向右的箭头键可　
以连续地选取图表每一个可以选取的元素，包括每一个数据系列中的单个数据点，以及图例中　
的彩色图例符号和文本条目。
2。3。27 通过一次按键创建一个　Excel　图表 这是一个非常老套的　Excel　窍门。要想使用键盘快　
速创建一个图表，选择你需要绘制的数据并按下　F11　键。Excel　将自动为你创建图表。另外，　
在选好单元格后按下“Alt＋F1”，你将得到相同的结果。
2。3。28 绘制平直直线 在　Excel　绘制直线时是不是很难？其实，在应用直线绘制工具时，只要　
按下　Shift　键，则绘制出来的直线就是平直的。另外，按下　Shift　键绘制矩形即变为正方形、　
绘制椭圆形即变为圆形。
第　4　节 函数和公式编辑技巧
2。4。1 巧用　IF　函数清除　Excel　工作表中的　0 有时引用的单元格区域内没有数据，Excel　仍然　
1036
…………………………………………………………Page　1037……………………………………………………………
会计算出一个结果“0”，这样使得报表非常不美观，看起来也很别扭。怎样才能去掉这些无意　
义的“0”呢？利用　IF　函数可以有效地解决这个问题。 IF　函数是使用比较广泛的一个函数，它　
可以对数值的公式进行条件检测，对真假值进行判断，根据逻辑测试的真假返回不同的结果。　
它的表达式为：IF（logical_test；value_if_true；value_if_false），logical_test　表示计算结果为　TRU　
E　或　FALSE　的任意值或表达式。例如A1》=100　就是一个逻辑表达式，如果　A1　单元格中的值　
大于等于　100　时，表达式结果即为　TRUE，否则结果为　FALSE；value_if_true　表示当　logical_t　
est　为真时返回的值，也可是公式；value_if_false　表示当　logical_test　为假时返回的值或其他公　
式。所以形如公式“　＝IF（SUM（B1：C1），SUM（B1：C1）；“”）”所表示的含义为：如果单元格　B1　到　C　
1　内有数值，且求和为真时，区域　B1　到　C1　中的数值将被进行求和运算。反之，单元格　B1　
到　C1　内没有任何数值，求和为假，那么存放计算结果的单元格显示为一个空白单元格。
2。4。2 批量求和 对数字求和是经常遇到的操作，除传统的输入求和公式并复制外，对于连续　
区域求和可以采取如下方法：假定求和的连续区域为　m×n　的矩阵型，并且此区域的右边一列和　
下面一行为空白，用鼠标将此区域选中并包含其右边一列或下面一行，也可以两者同时选中，　
单击“常用”工具条上的“Σ”　图标，则在选中区域的右边一列或下面一行自动生成求和公式，并且　
系统能自动识别选中区域中的非数值型单元格，求和公式不会产生错误。
2。4。3 对相邻单元格的数据求和 如果要将单元格　B2　至　B5　的数据之和填入单元格　B6　中，操　
作如下：先选定单元格　B6，输入“=”， 再双击常用工具栏中的求和符号“∑”；接着用鼠标单击单　
元格　B2　并一直拖曳至　B5，选中整个　B2～B5　区域，这时在编辑栏和　B6　中可以看到公“=sum　
（B2：B5）”，单击编辑栏中的“√” （或按Enter　键）确认，公式即建立完毕。此时如果在　B2　到　B　
5　的单元格中任意输入数据，它们的和立刻就会显示在单元格　B6　中。 同样的，如果要将单　
元格　B2　至　D2　的数据之和填入单元格　E2　中，也是采用类似的操作，但横向操作时要注意：对　
建立公式的单元格（该例中的　E2）一定要在“单元格格式”对话框中的“水平对齐”　中选择“常规”方　
式 ； 这样在单元格内显示的公式不会影响到旁边的单元格。 如果还要将　C2　至　C5、D2　至　D　
5、E2　至　E