《Excel word ppt office使用技巧大全(DOC格式)》第336章

新建或打开一个工作簿，并选中需要　Excel XP　根据单元格的宽度调整字号的单元格区域；其　
次单击用鼠标依次单击菜单栏中的“格式”/“单元格”/“对齐”标签，在“文本控制”下选中“缩小字体　
填充”复选框，并单击“确定”按钮；此后，当你在这些单元格中输入数据时，如果输入的数据长　
度超过了单元格的宽度，Excel XP　能够自动缩小字符的大小把数据调整到与列宽一致，以使　
数据全部显示在单元格中。如果你对这些单元格的列宽进行了更改，则字符可自动增大或缩小　
字号，以适应新的单元格列宽，但是对这些单元格原设置的字体字号大小则保持不变。
7、快速输入多个重复数据
在使用　Excel XP　工作表的过程中，我们经常要输入大量重复的数据；如果依次输入，无疑工　
作量是巨大的。现在我们可以借助　Excel XP　的“宏”功能；来记录首次输入需要重复输入的数据　
的命令和过程；然后将这些命令和过程赋值到一个组合键或工具栏的按钮上；当按下组合键时；　
计算机就会重复所记录的操作。使用宏功能时，我们可以按照以下步骤进行操作：首先打开工　
作表，在工作表中选中要进行操作的单元格；接着再用鼠标单击菜单栏中的“工具”菜单项，并　
从弹出的下拉菜单中选择“宏”子菜单项，并从随后弹出的下级菜单中选择“录制新宏”命令；设　
定好宏后，我们就可以对指定的单元格，进行各种操作，程序将自动对所进行的各方面操作记　
录复制。
8、快速处理多个工作表
有时我们需要在　Excel XP　中打开多个工作表来进行编辑，但无论打开多少工作表，在某　
一时刻我们只能对一个工作表进行编辑，编辑好了以后再依次编辑下一个工作表，如果真是这　
样操作的话，我们倒没有这个必要同时打开多个工作表了，因为我们同时打开多个工作表的目　
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的就是要减轻处理多个工作表的工作量的，那么我们该如何实现这样的操作呢？您可采用以下　
方法：首先按住“Shift〃键或“Ctrl〃键并配以鼠标操作，在工作簿底部选择多个彼此相邻或不相邻　
的工作表标签，然后就可以对其实行多方面的批量处理；接着在选中的工作表标签上按右键弹　
出快捷菜单，进行插入和删除多个工作表的操作；然后在“文件”菜单中选择“页面设置……”，　
将选中的多个工作表设成相同的页面模式；再通过“编辑”菜单中的有关选项，在多个工作表范　
围内进行查找、替换、定位操作；通过“格式”菜单中的有关选项，将选中的多个工作表的行、　
列、单元格设成相同的样式以及进行一次性全部隐藏操作；接着在“工具”菜单中选择“选　
项……”，在弹出的菜单中选择“视窗”和“编辑”按钮，将选中的工作表设成相同的视窗样式和单　
元格编辑属性；最后选中上述工作表集合中任何一个工作表，并在其上完成我们所需要的表格，　
则其它工作表在相同的位置也同时生成了格式完全相同的表格。
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高效办公　Excel　排序方法〃集中营〃
排序是数据处理中的经常性工作，Excel　排序有序数计算（类似成绩统计中的名次）和　
数据重排两类。本文以几个车间的产值和名称为例，介绍　Excel 2000/XP　的数据排序方法。
一、数值排序
1。RANK　函数
RANK　函数是　Excel　计算序数的主要工具，它的语法为：RANK （number，ref，order　），　
其中　number　为参与计算的数字或含有数字的单元格，ref　是对参与计算的数字单元格区域的　
绝对引用，order　是用来说明排序方式的数字（如果　order　为零或省略，则以降序方式给出结　
果，反之按升序方式）。
例如图　1　中　E2、E3、E4　单元格存放一季度的总产值，计算各车间产值排名的方法是：在　
F2　单元格内输入公式“=RANK （E2，E2： E4　）”，敲回车即可计算出铸造车间的产值排　
名是　2　。再将　F2　中的公式复制到剪贴板，选中　F3、 F4　单元格按　Ctrl＋V，就能计算出其余两　
个车间的产值排名为　3　和　1。如果　B1　单元格中输入的公式为“=RANK　（E2，E2：E4，1）”，　
则计算出的序数按升序方式排列，即　2、1　和　3　。
需要注意的是：相同数值用　RANK　函数计算得到的序数（名次）相同，但会导致后续数字　
的序数空缺。假如上例中　F2　单元格存放的数值与 F3　相同，则按本法计算出的排名分别是　3、　
3　和　1 （降序时）。
2。COUNTIF　函数
COUNTIF　函数可以统计某一区域中符合条件的单元格数目，它的语法为　COUNTIF （ra　
nge，criteria　）。其中　range　为参与统计的单元格区域，criteria　是以数字、表达式或文本形式　
定义的条件。其中数字可以直接写入，表达式和文本必须加引号。
仍以图　1　为例，F2　单元格内输入的公式为“=COUNTIF （E2：E4， 〃》〃&E2　）＋1”。计　
算各车间产值排名的方法同上，结果也完全相同，2、 1　和　3　。
此公式的计算过程是这样的：首先根据　E2　单元格内的数值，在连接符&的作用下产生一个　
逻辑表达式，即“》176。7”、“》167。3”等。 COUNTIF　函数计算出引用区域内符合条件的单元格　
数量，该结果加一即可得到该数值的名次。很显然，利用上述方法得到的是降序排列的名次，　
对重复数据计算得到的结果与　RANK　函数相同。
3。IF　函数
Excel　自身带有排序功能，可使数据以降序或升序方式重新排列。如果将它与IF　函数结　
合，可以计算出没有空缺的排名。以图　1　中　E2、E3、 E4　单元格的产值排序为例，具体做法　
是：选中　E2　单元格，根据排序需要，单击　Excel　工具栏中的“降序排序”或“升序排序”按钮，即　
可使工作表中的所有数据按要求重新排列。
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假如数据是按产值由大到小（降序）排列的，而您又想赋予每个车间从　1　到　n （n　为自然　
数）的排名。可以在　G2　单元格中输入　1，然后在　G3　单元格中输入公式“=IF （E3=E2， G3；　
G3＋1　）”，只要将公式复制到　G4　等单元格，就可以计算出其他车间的产值排名。
二、文本排序
选举等场合需要按姓氏笔划为文本排序， Excel　提供了比较好的解决办法。如果您要将　
图　1　数据表按车间名称的笔划排序，可以使用以下方法： 选中排序关键字所在列（或行）的首　
个单元格（如图　1　中的A1　），单击　Excel“数据”菜单下的“排序”命令，再单击其中的“选项”按　
钮。选中“排序选项”对话框“方法”下的“笔画排序”，再根据数据排列方向选择“按行排序”或“按列　
排序”，“确定”后回到“排序”对话框（图　2　）。如果您的数据带有标题行（如图　1　中的“单位”之　
类），则应选中“有标题行”　（反之不选），然后打开“主要关键字”下拉列表，选择其中的“单位”，　
选中排序方式（“升序”或“降序”　）后“确定”，表中的所有数据就会据此重新排列。
此法稍加变通即可用于“第一名”、“第二名”等文本排序，请读者自行摸索。
三、自定义排序
如果您要求　Excel　按照“金工车间”、“铸造车间”和“维修车间”的特定顺序重排工作表数据，　
前面介绍的几种方法就无能为力了。这类问题可以用定义排序规则?