《Excel word ppt office使用技巧大全(DOC格式)》第314章

作表，在工作表中选中要进行操作的单元格；接着再用鼠标单击菜单栏中的“工具”菜单项，并　
从弹出的下拉菜单中选择“宏”子菜单项，并从随后弹出的下级菜单中选择“录制新宏”命令；设　
定好宏后，我们就可以对指定的单元格，进行各种操作，程序将自动对所进行的各方面操作记　
录复制。
8、快速处理多个工作表
有时我们需要在　Excel XP　中打开多个工作表来进行编辑，但无论打开多少工作表，在某　
一时刻我们只能对一个工作表进行编辑，编辑好了以后再依次编辑下一个工作表，如果真是这　
样操作的话，我们倒没有这个必要同时打开多个工作表了，因为我们同时打开多个工作表的目　
的就是要减轻处理多个工作表的工作量的，那么我们该如何实现这样的操作呢？您可采用以下　
方法：首先按住“Shift〃键或“Ctrl〃键并配以鼠标操作，在工作簿底部选择多个彼此相邻或不相邻　
的工作表标签，然后就可以对其实行多方面的批量处理；接着在选中的工作表标签上按右键弹　
出快捷菜单，进行插入和删除多个工作表的操作；然后在“文件”菜单中选择“页面设置……”，　
将选中的多个工作表设成相同的页面模式；再通过“编辑”菜单中的有关选项，在多个工作表范　
围内进行查找、替换、定位操作；通过“格式”菜单中的有关选项，将选中的多个工作表的行、　
列、单元格设成相同的样式以及进行一次性全部隐藏操作；接着在“工具”菜单中选择“选　
项……”，在弹出的菜单中选择“视窗”和“编辑”按钮，将选中的工作表设成相同的视窗样式和单　
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元格编辑属性；最后选中上述工作表集合中任何一个工作表，并在其上完成我们所需要的表格，　
则其它工作表在相同的位置也同时生成了格式完全相同的表格。
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高效办公　Excel　排序方法〃集中营〃
排序是数据处理中的经常性工作，Excel　排序有序数计算（类似成绩统计中的名次）和　
数据重排两类。本文以几个车间的产值和名称为例，介绍　Excel 2000/XP　的数据排序方法。
一、数值排序
1。RANK　函数
RANK　函数是　Excel　计算序数的主要工具，它的语法为：RANK （number，ref，order　），　
其中　number　为参与计算的数字或含有数字的单元格，ref　是对参与计算的数字单元格区域的　
绝对引用，order　是用来说明排序方式的数字（如果　order　为零或省略，则以降序方式给出结　
果，反之按升序方式）。
例如图　1　中　E2、E3、E4　单元格存放一季度的总产值，计算各车间产值排名的方法是：在　
F2　单元格内输入公式“=RANK （E2，E2： E4　）”，敲回车即可计算出铸造车间的产值排　
名是　2　。再将　F2　中的公式复制到剪贴板，选中　F3、 F4　单元格按　Ctrl＋V，就能计算出其余两　
个车间的产值排名为　3　和　1。如果　B1　单元格中输入的公式为“=RANK　（E2，E2：E4，1）”，　
则计算出的序数按升序方式排列，即　2、1　和　3　。
需要注意的是：相同数值用　RANK　函数计算得到的序数（名次）相同，但会导致后续数字　
的序数空缺。假如上例中　F2　单元格存放的数值与 F3　相同，则按本法计算出的排名分别是　3、　
3　和　1 （降序时）。
2。COUNTIF　函数
COUNTIF　函数可以统计某一区域中符合条件的单元格数目，它的语法为　COUNTIF （ra　
nge，criteria　）。其中　range　为参与统计的单元格区域，criteria　是以数字、表达式或文本形式　
定义的条件。其中数字可以直接写入，表达式和文本必须加引号。
仍以图　1　为例，F2　单元格内输入的公式为“=COUNTIF （E2：E4， 〃》〃&E2　）＋1”。计　
算各车间产值排名的方法同上，结果也完全相同，2、 1　和　3　。
此公式的计算过程是这样的：首先根据　E2　单元格内的数值，在连接符&的作用下产生一个　
逻辑表达式，即“》176。7”、“》167。3”等。 COUNTIF　函数计算出引用区域内符合条件的单元格　
数量，该结果加一即可得到该数值的名次。很显然，利用上述方法得到的是降序排列的名次，　
对重复数据计算得到的结果与　RANK　函数相同。
3。IF　函数
Excel　自身带有排序功能，可使数据以降序或升序方式重新排列。如果将它与　IF　函数结　
合，可以计算出没有空缺的排名。以图　1　中　E2、E3、 E4　单元格的产值排序为例，具体做法　
是：选中　E2　单元格，根据排序需要，单击　Excel　工具栏中的“降序排序”或“升序排序”按钮，即　
可使工作表中的所有数据按要求重新排列。
假如数据是按产值由大到小（降序）排列的，而您又想赋予每个车间从　1　到　n （n　为自然　
数）的排名。可以在　G2　单元格中输入　1，然后在　G3　单元格中输入公式“=IF （E3=E2， G3；　
G3＋1　）”，只要将公式复制到　G4　等单元格，就可以计算出其他车间的产值排名。
二、文本排序
选举等场合需要按姓氏笔划为文本排序， Excel　提供了比较好的解决办法。如果您要将　
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图　1　数据表按车间名称的笔划排序，可以使用以下方法： 选中排序关键字所在列（或行）的首　
个单元格（如图　1　中的A1　），单击　Excel“数据”菜单下的“排序”命令，再单击其中的“选项”按　
钮。选中“排序选项”对话框“方法”下的“笔画排序”，再根据数据排列方向选择“按行排序”或“按列　
排序”，“确定”后回到“排序”对话框（图　2　）。如果您的数据带有标题行（如图　1　中的“单位”之　
类），则应选中“有标题行”　（反之不选），然后打开“主要关键字”下拉列表，选择其中的“单位”，　
选中排序方式（“升序”或“降序”　）后“确定”，表中的所有数据就会据此重新排列。
此法稍加变通即可用于“第一名”、“第二名”等文本排序，请读者自行摸索。
三、自定义排序
如果您要求　Excel　按照“金工车间”、“铸造车间”和“维修车间”的特定顺序重排工作表数据，　
前面介绍的几种方法就无能为力了。这类问题可以用定义排序规则的方法解决：首先单击　Exc　
el“工具”菜单下的“选项”命令，打开“选项”对话框中的“　自定义序列”选项卡（图3　）。选中左边“　自　
定义序列”下的“新序列”，光标就会在右边的“输入序列”框内闪动，您就可以输入“金工车间”、
“铸造车间”等自定义序列了，输入的每个序列之
间要用英文逗号分隔，或者每输入一个序列就敲回车。如果序列已经存在于工作表中，可　
以选中序列所在的单元格区域单击“导入”，这些序列就会被自动加入“输入序列”框。无论采用　
以上哪种方法，单击“添加”按钮即可将序列放入“　自定义序列”　中备用（图3　）。
使用排序规则排序的具体方法与笔划排序很相似，只是您要打开“排序选项”对话框中的“　自　
定义排序次序”下拉列表，选中前面定义的排序规则，其他选项保持不动。回到“排序”对话框后　
根据需要选择“升序”或“降序”，“确定”后即可完成数据的自定义排序。
需要说明的是： 显示在“　自定义序列”选项卡中的序列（如一、二、三等），均可按以上方　
法参与排序，请?