《Excel word ppt office使用技巧大全(DOC格式)》第315章

需要说明的是： 显示在“　自定义序列”选项卡中的序列（如一、二、三等），均可按以上方　
法参与排序，请读者注意　Excel　提供的自定义序列类型。
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谈谈　Excel　输入的技巧
在　Excel　工作表的单元格中，可以使用两种最基本的数据格式：常数和公式。常数是指　
文字、数字、日期和时间等数据，还可以包括逻辑值和错误值，每种数据都有它特定的格式和　
输入方法，为了使用户对输入数据有一个明确的认识，有必要来介绍一下在　Excel　中输入各种　
类型数据的方法和技巧。
一、输入文本
Excel　单元格中的文本包括任何中西文文字或字母以及数字、空格和非数字字符的组合，　
每个单元格中最多可容纳　32000　个字符数。虽然在　Excel　中输入文本和在其它应用程序中没　
有什么本质区别，但是还是有一些差异，比如我们在　Word　、PowerPoint　的表格中，当在单　
元格中输入文本后，按回车键表示一个段落的结束，光标会自动移到本单元格中下一段落的开　
头，在　Excel　的单元格中输入文本时，按一下回车键却表示结束当前单元格的输入，光标会自　
动移到当前单元格的下一个单元格，出现这种情况时，如果你是想在单元格中分行，则必须在　
单元格中输入硬回车，即按住　Alt　键的同时按回车键。
二、输入分数
几乎在所有的文档中，分数格式通常用一道斜杠来分界分子与分母，其格式为“分子/分母”，　
在　Excel　中日期的输入方法也是用斜杠来区分年月日的，比如在单元格中输入“1/2”，按回车　
键则显示“1　月　2 日”，为了避免将输入的分数与日期混淆，我们在单元格中输入分数时，要在　
分数前输入“0” （零）以示区别，并且在“0”和分子之间要有一个空格隔开，比如我们在输入　1/　
2　时，则应该输入“0 1/2”　。如果在单元格中输入“8 1/2”，则在单元格中显示“8 1/2”，而在编　
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辑栏中显示“8。5”　。
三、输入负数
在单元格中输入负数时，可在负数前输入“…”作标识，也可将数字置在括号内来标识，　
比如在单元格中输入“ （88　）”，按一下回车键，则会自动显示为“…88”　。
四、输入小数
在输入小数时，用户可以向平常一样使用小数点，还可以利用逗号分隔千位、百万位等，　
当输入带有逗号的数字时，在编辑栏并不显示出来，而只在单元格中显示。当你需要输入大量　
带有固定小数位的数字或带有固定位数的以“0”字符串结尾的数字时，可以采用下面的方法：　
选择“工具”、“选项”命令，打开“选项”对话框，单击“编辑”标签，选中“　自动设置小数点”复选框，　
并在“位数”微调框中输入或选择要显示在小数点右面的位数，如果要在输入比较大的数字后自　
动添零，可指定一个负数值作为要添加的零的个数，比如要在单元格中输入“88”后自动添加　3　
个零，变成“88 000”，就在“位数”微调框中输入“…3”，相反，如果要在输入“88”后自动添加　3　
位小数，变成“0。088”，则要在“位数”微调框中输入“3”。另外，在完成输入带有小数位或结尾　
零字符串的数字后，应清除对“　自动设置小数点”符选框的选定，以免影响后边的输入；如果只　
是要暂时取消在“　自动设置小数点”　中设置的选项，可以在输入数据时自带小数点。
五、输入货币值
Excel　几乎支持所有的货币值，如人民币（￥）、英镑（￡）等。欧元出台以后，Excel　
2000　完全支持显示、输入和打印欧元货币符号。用户可以很方便地在单元格中输入各种货币　
值，Excel　会自动套用货币格式，在单元格中显示出来，如果用要输入人民币符号，可以按住　
Alt　键，然后再数字小键盘上按“0165”即可。
六、输入日期
Excel　是将日期和时间视为数字处理的，它能够识别出大部分用普通表示方法输入的日期　
和时间格式。用户可以用多种格式来输入一个日期，可以用斜杠“/”或者“…”来分隔日期中的年、　
月、日部分。比如要输入“2001　年　12　月　1　日”，可以在单元各种输入“2001/12/1”或者“2001…1　
2…1”。如果要在单元格中插入当前日期，可以按键盘上的　Ctrl＋；组合键。
七、输入时间
在　Excel　中输入时间时，用户可以按24　小时制输入，也可以按　12　小时制输入，这两种　
输入的表示方法是不同的，比如要输入下午　2　时　30　分　38　秒，用　24　小时制输入格式为：2：3　
0：38，而用　12　小时制输入时间格式为：2：30：38 p，注意字母“p”和时间之间有一个空格。如　
果要在单元格中插入当前时间，则按　Ctrl＋Shift＋；键。
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了解　Excel　公式的错误值
经常用　Excel　的朋友可能都会遇到一些莫名奇妙的错误值信息：# N/A　！、#VALUE　！、　
#DIV/O　！等等，出现这些错误的原因有很多种，如果公式不能计算正确结果，Excel　将显示一　
个错误值，例如，在需要数字的公式中使用文本、删除了被公式引用的单元格，或者使用了宽　
度不足以显示结果的单元格。以下是几种常见的错误及其解决方法。
1．#####　！
原因：如果单元格所含的数字、日期或时间比单元格宽，或者单元格的日期时间公式产生了一　
个负值，就会产生#####　！错误。
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解决方法：如果单元格所含的数字、日期或时间比单元格宽，可以通过拖动列表之间的宽度来　
修改列宽。如果使用的是　1900　年的日期系统，那么　Excel　中的日期和时间必须为正值，用较　
早的日期或者时间值减去较晚的日期或者时间值就会导致#####　！错误。如果公式正确，也可　
以将单元格的格式改为非日期和时间型来显示该值。
2　．#VALUE！
当使用错误的参数或运算对象类型时，或者当公式自动更正功能不能更正公式时，将产生错误　
值#VALUE！　。
原因一：在需要数字或逻辑值时输入了文本，Excel　不能将文本转换为正确的数据类型。
解决方法：确认公式或函数所需的运算符或参数正确，并且公式引用的单元格中包含有效的数　
值。例如：如果单元格　A1　包含一个数字，单元格　A2　包含文本〃学籍〃，则公式〃=A1＋A2〃将返　
回错误值#VALUE！　。可以用SUM　工作表函数将这两个值相加（SUM　函数忽略文本）：=SU　
M （A1：A2　）。
原因二：将单元格引用、公式或函数作为数组常量输入。
解决方法：确认数组常量不是单元格引用、公式或函数。
原因三：赋予需要单一数值的运算符或函数一个数值区域。
解决方法：将数值区域改为单一数值。修改数值区域，使其包含公式所在的数据行或列。
3　．#DIV/O！
当公式被零除时，将会产生错误值#DIV/O！　。
原因一：在公式中，除数使用了指向空单元格或包含零值单元格的单元格引用（在　Excel　中如　
果运算对象是空白单元格，Excel　将此空值当作零值）。
解决方法：修改单元格引用，或者在用作除数的单元格中输入不为零的值。
原因二：输入的公式中包含明显的除数零，例如：=5/0。
解决方法：将零改为非零值。
4　．#NAME？
在公式中使用了　Excel　不能识别的文本时将产生错误值#NAME？　。
原因一：删除了公式