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第四,做好最后确认工作。再次与参会人员核实,确保会议信息准确无误地传达给对方,并对会议所需的电脑、投影仪等做测试,以保证其在会问使用正常。
在会议中,下面几个方面是需要格外注意的。
座次
从古至今,中国人接待来宾时,都非常重视“让座于人”。“坐,请坐,请上座”,从来都是接待服务礼仪之中备受关注且不可或缺的重要内容。对来宾进行座次排列时,不仅要重视运用具体的礼仪技巧,还应当注意内外有别、中外有别和主随客便三大要点。与此同时,一些同座次相关的礼仪规范亦应重视。
第一,环绕式的座位安排。在会场中不设立主席台,把座椅、沙发、茶几摆放在会场的四周,不明确座次的具体尊卑,听任与会者在入场后自由就坐。这样的座次安排,比较人性化,没有明显的地位区分,大家也能够畅所欲言、不致过分拘谨。这与茶话会的主题最相符,也最流行,但不适合一些主题严谨的会议。
第二,散座式的座位安排。散座式安排,大多适合在户外举行的联欢会或是联谊会,座椅、沙发自由地安放组合,甚至可由与会者根据个人要求而随意安置,这样就容易创造出一种宽松、惬意的社交环境。这是一种体贴的安排,适合私下的沟通和交流,当然,这种座位安排方式也只是适合主题轻松的会议。
第三,圆桌式的座位安排。在会场上摆放有一张圆桌,请与会者在周围自由就坐。在圆桌会议中,可以不用拘泥诸多的礼节,主要记住以门作为基准点,靠里面的位置是主座就可以了。面门为上、以里为尊,这就是圆桌式座位安排的基本原则。
第四,方桌式座位安排。在方桌会议中,特别要注意座次的安排。如果只有一位领导,那么他一般坐在长方形桌子的短边,或者是比较靠里的位置。以会议室的门为基准点,在里侧是主宾的位置。如果是由主客双方来参加的会议,一般分两侧来就坐,主人坐在会议桌的右边,而客人坐在会议桌的左边。
第五,主席台式座位安排。在会场上,主持人、主人和主宾被有意识地安排在一起就坐,这个在安排座位时有明确的规则。首先主席台必须排座次、放座次牌,以便领导同志对号入座,避免上台之后互相谦让。主席台座次的排列,领导为单数时,主要领导居中,2号领导在1号领导左手位置,3号领导在1号领导右手位置;领导为偶数时,1、2号领导同时居中,2号领导依然在1号领导左手位置,3号领导依然在1号领导右手位置。
着装
会议着装的依据,首先来自会议通知。规范的会议通知,对着装会有明确的要求,甚至一些节日联欢会议也会有具体着装要求,只是所要求的穿戴也许会很搞怪而已。所以,按照通知着装是起码的礼貌,如因特殊原因不能达到要求,要提前向会议方进行说明。比如在谈判会、洽谈会、发布会等严肃而正式的会议,与会人员应该穿着正统、简约、高雅、规范的最正式礼仪服装。男士应穿深色三件套西装和白衬衫、打素色或条纹式领带、配深色袜子和黑色系带皮鞋。女士要穿深色西装套裙和白衬衫,配肉色长统或连裤式丝袜和黑色高跟、半高跟皮鞋。
举止
一个有修养懂礼仪的人,要比规定开会时间早五分钟左右到会场,而不是等开会时间到了,才不紧不慢地进会场,既打乱了发言者的情绪,也扰乱了倾听者的思绪,对别人造成影响。姗姗来迟并不能体现身份的尊贵,相反守时的人才会被人尊敬。
在开会期间,无论内容和主题是否感兴趣,都应该表现出一副认真倾听的姿态,这是对会议召开者和发言者的尊敬。开会也算是在工作,认真听讲的姿态不仅表现你的工作态度,517Ζ也体现了集体的团结和大局观念。
趴着桌子睡觉休息,倚靠墙壁、肆无忌惮地打哈欠等都是不恰当的行为,当然你也不能低头自顾自地写字画画。开会期间手机应调整至静音,接打电话和发短信只能在会议休息期间进行。如果没有特别的需要,尽量不要来回走动以及和邻座交头接耳,会议一般都有休息时间,用来去洗手间或处理私人事情。
在每个人发言结束的时候,应该鼓掌以示对他讲话的肯定和支持。他的观点、内容的质量不应该是鼓掌的依据,但鼓掌能够鼓励他人,这也是一种礼貌。
不要当众打断发言者,即使有不同观点也要允许对方把话讲完。
有特殊情况中途退场时,应轻手轻脚,如果正在播放幻灯片或有人发言,要弯下腰以免妨碍他人的视线,同时在方便的情况下,应对会议组织者做个解释说明,而后再告辞离去。
会议的氛围,是所有与会者共同营造出来的,不是会议室的富丽堂皇所能掩饰的,也不是发言者的精彩动听所能代表的。会议的成功与否,取决于每一个与会议有关的人,只有个人的礼仪到位,才能体现出整体的和谐美好。
第9节 完美的演讲口才
现在,各个航空公司都将优质服务作为竞争砝码,在服务的形式和内容上不断推陈出新。很多公司都在飞机起飞前,增加了乘务员向头等舱客人进行自我介绍这个项目,内容包括代表公司向乘客表示欢迎、简短的自我介绍、希望为旅客提供优质服务的愿望等等,这么做既是为了拉近与旅客的距离,让客人对当班的空乘人员有所了解,同时对空乘人员也是一种责任和压力,因为被正式而隆重地介绍给客人了,在服务上就更不能马虎,要精益求精了。向旅客做自我介绍,其实就是一次小型演讲,虽然时间不长,但所要表达的意思却很紧凑丰富,虽然听众只有一个,但面对面近距离的表达更加需要表情、语言和举止的良好配合。
因此,我们必须明确一个观点——什么人需要演讲。常常有人说:“我只是一个普通的职员,几乎没什么机会去当众演讲,所以演讲对于我而言是一个多余的技能。”演讲不是一个狭义的定义,它的规模可大可小,形式也多种多样。比如有新同事加入公司,在他第一次迈进办公室时,所给予的欢迎就是演讲。在飞行准备会上作为乘务长我会说:“XX,你好,我是纪亚飞,欢迎你加入我们的团队。今后你有什么问题或是不明白的事情可随时问我,希望我们此次配合愉快。”这就是一个小小的欢迎演讲,每个人都需要了解和掌握一些演讲的技能,也许此刻演讲技能的储备,就是为了有一天能够散发磅礴的能量和热力。
我们先看看演讲究竟包括哪几种类型。
主题演讲。在进行专题会议时进行的演讲,要突出主题,明确表达观点即可。
欢迎演讲。遇有客户拜访或参观访问的时候进行的演讲,要强调态度及语气的热情,始终情绪饱满带有微笑,以表达欢迎到来的情谊。
欢送演讲。有客户离去或同事离开的临别演讲,要体现出对对方的珍惜与不舍,同时表达再见面的期待。
祝贺演讲。在同事获奖或公司庆典时的演讲,要表达出恭喜、赞扬和肯定之情。
答谢演讲。没有什么比一个谢字更重要了。
有几个小的技巧可以帮助我们快速提高演讲能力。
第一,要有充足的准备。只有准备充分的人,才能够坦然自信地进行演讲。如果在演讲过程中,一直考虑下一句该说什么或者什么地方加个手势更有说服力,这样的演讲注定是机械而乏味的。舞蹈演员行云流水的表演,不是靠临场的发挥,而是台下无数次的演练,直到融入骨髓,才能在表演中达到忘我的境界。演讲亦是如此,充分的准备是临场从容淡定的基础。
第二,拥有自信。想打动别人先打动自己,相信自己的观点和能力,一样的观点在不一样人的嘴里说出,可能会产生迥然不同的效果。
一次,航班在飞越长城的时候,恰巧从左边的舷窗可以看到。一个外国旅客惊喜地问乘务员:“这是长城吗?”这个乘务员犹豫了一下,向窗外看了一眼说:“好像是吧。”随后又自言自语道:“就是长城吧。”旅客不高兴了,他觉得乘务员的业务不够熟练。旁边另一位乘务员见此情景,向外看了一眼说?
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